Come registrare macro e automatizzare attività noiose in Microsoft Word

Le macro sono bit di base della programmazione che ti consentono di premere un pulsante rapido o una scorciatoia da tastiera per attivare un'azione preregistrata. Ecco come crearne di facili in Word.

Che cos'è una macro?

Una macro è in realtà solo una registrazione di una serie di pressioni di pulsanti, clic e digitazione. Quando registri una macro, premi semplicemente registra, esegui i passaggi che desideri automatizzare, interrompi la registrazione, lascia che Word crei la programmazione per te e quindi assegna la macro a un pulsante o a una scorciatoia da tastiera. Ogni volta che vuoi eseguire quella serie di azioni in futuro, devi semplicemente attivare la macro.





Puoi usare le macro per tutti i tipi di cose. Onestamente, le possibilità sono praticamente illimitate. Ad esempio, potresti impostare una macro che crei un nuovo piè di pagina con le informazioni sulla tua azienda, formatti il ​​testo come preferisci e persino inserisce i numeri di pagina. Quindi, perché non farlo semplicemente usando un modello con del testo standard? Bene, puoi. Ma cosa succede quando hai un documento esistente a cui vuoi aggiungere quella roba?

Puoi anche creare macro per inserire tabelle già formattate di una dimensione specifica, cercare uno stile di paragrafo specifico o semplicemente inserire del testo.



Useremo l'esempio di base dell'inserimento di testo per guidarti attraverso come registrare una macro. Ma usa la tua immaginazione e sperimenta. Sarai sorpreso di quanto puoi fare con loro.

Come registrare una macro

Innanzitutto, crea un nuovo documento Word vuoto su cui lavorare. Sarai in grado di salvare le tue macro in un database a livello di sistema, quindi non dovrai crearne di nuove per ogni documento su cui lavori. Nel documento vuoto, passa alla scheda Visualizza sulla barra multifunzione, fai clic sul menu a discesa Macro, quindi fai clic sul comando Registra macro.



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Quindi, dai alla tua macro un nome appropriato e digita una breve descrizione. È un passaggio importante, soprattutto se hai intenzione di creare molte macro. Per il nostro esempio, creeremo una sorta di inserimento di testo scherzoso che digita il nome: Lwaxana Troi, Figlia della Quinta Casa, detentrice del Sacro Calice di Rixx, erede dei Sacri Anelli di Betazed, qualcosa che non vorremmo Non voglio digitare più e più volte se fosse il nostro titolo completo.

Scegli se assegnare la macro a un pulsante o a una scorciatoia da tastiera. E infine, scegli dove memorizzare la tua macro. L'impostazione predefinita è memorizzarlo nel modello principale di Word (un file chiamato Normal.dotm) in modo da poterlo utilizzare in tutti i tuoi documenti. Ma puoi anche memorizzarlo solo nel documento corrente, se lo desideri. Fai clic sul pulsante OK quando hai finito.

Per motivi di questa spiegazione, ti mostreremo il processo di creazione sia per il pulsante che per la tastiera. E nota che puoi sempre fare clic sul pulsante del menu Macro e modificare queste impostazioni in un secondo momento se desideri cambiarle.

Se scegli l'opzione Pulsante, ti viene presentata una schermata che ti consente di scegliere dove memorizzare il nuovo pulsante. L'impostazione predefinita è posizionarlo sulla barra di accesso rapido. Fare clic sul nome della macro nella colonna di sinistra, quindi fare clic sul pulsante Aggiungi per aggiungere la macro all'elenco dei pulsanti della barra degli strumenti mostrata a destra. Quando hai finito, fai clic sul pulsante OK.

Se stai assegnando la tua macro a una scorciatoia da tastiera, vedrai invece la schermata qui sotto. Assicurati che il nome della macro sia selezionato nel riquadro Comandi, fai clic all'interno della casella Premi nuovo tasto di scelta rapida, quindi premi la combinazione di tasti che desideri utilizzare. Puoi scegliere quasi tutte le combinazioni di Ctrl, Alt, Maiusc e qualsiasi altra chiave primaria, ma tieni presente che te ne servirà una che non sia già assegnata a una scorciatoia di Word o Windows/macOS.

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Per la nostra macro scherzosa di Star Trek, terremo premuto Ctrl, quindi premeremo L, lasceremo andare L e poi premere T—tutto senza rilasciare Ctrl. La scorciatoia risultante è espressa come Ctrl+L,T. Quell'espansione multi-lettera è un modo per evitare conflitti con le scorciatoie predefinite comuni. Al termine, fai clic sul pulsante Assegna, quindi fai clic sul pulsante Chiudi.

Ora sei di nuovo nell'interfaccia di scrittura principale di Word. Il programma è in modalità di registrazione, quindi esegui tutte le azioni che desideri. Puoi fare clic sui pulsanti, aprire i menu, inserire oggetti e chiamarli. Word osserva e registra qualsiasi cosa tu stia facendo come macro. E non preoccuparti di prenderti il ​​tuo tempo. Word non duplica davvero queste azioni alla velocità con cui le esegui. Invece, prende le azioni effettive che fai e crea uno script per eseguirle.

Per il nostro esempio, stiamo solo ripetendo il nostro nome e titolo piuttosto nerd:

Durante la creazione della macro, puoi fare clic sul pulsante Pausa registrazione se hai bisogno di regolare qualcosa o prendere alcune note rapide. Fare clic sul pulsante Riprendi registratore per continuare a lavorare sulla macro.

Al termine, apri nuovamente il menu a discesa Macro, quindi fai clic sul comando Interrompi registrazione.

Questo è tutto. Word crea una macro dalla registrazione e la salva come pulsante o scorciatoia da tastiera (qualunque cosa tu abbia deciso).

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Per eseguire la macro, fai clic sul pulsante che hai assegnato o premi la scorciatoia da tastiera che hai definito. Se hai scelto l'opzione del pulsante, vedrai il pulsante della macro nella barra di accesso rapido nella parte superiore della finestra.

Ovviamente, questo è un esempio semplicissimo che ti abbiamo dato. Puoi usare Word per creare alcune macro piuttosto sofisticate. Gli utenti avanzati possono persino programmare manualmente i propri (o modificare manualmente le macro registrate). Ma questa guida dovrebbe almeno farti iniziare a creare alcune macro di base.

Credito immagine: Mopic/Shutterstock

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Michael Crider è un giornalista esperto di tecnologia con un decennio di esperienza. Ha trascorso cinque anni a scrivere per Android Police e il suo lavoro è apparso su Digital Trends e Lifehacker. Ha seguito di persona eventi del settore come il Consumer Electronics Show (CES) e il Mobile World Congress.
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